Sposób realizacji działań projektowych i podejmowanie decyzji jest suwerenne i demokratyczne, zapewniające jawność, przejrzystość i wskazujące na kompetencyjność poszczególnych struktur angażujących wszystkich partnerów projektu. Pod nadzorem Lidera – Miasta Nowa Sól funkcjonują: Komitet Sterujący (8 spotkań prezydentów, burmistrzów, wójtów gmin partnerskich), dwa zespoły: Zespoły ds. obsługi projektu oraz Zespół ds. działań promocyjno- marketingowych (łącznie 36 spotkań). Narzędziem umożliwiającym solidarną współpracę są: spotkania, eventy, konferencje.
Nadzór nad realizacją zadań inwestycyjnych i promocyjnych skupia Zespól Beneficjenta Wiodącego ( skrót ZBW) oraz zewnętrzna firma koordynująca pracę zespołów Bollmann & Partner Frankfurt Oder Poznań.
Projekt będzie realizowany przez polskich i niemieckich jego partnerów poprzez wspólną:
- koordynację działań objętych projektem,
- regularne kwartalne spotkania ukierunkowane na stałe sprawozdawstwo z realizacji projektu przez Beneficjenta Wiodącego,
- organizację polsko-niemieckich konferencji co najmniej dwa razy w roku – dotyczących między innymi rozwoju usług turystycznych (okołoportowych).
W ramach wspólnej realizacji projektu, polscy i niemieccy partnerzy zaplanowali następujące spotkania i konferencje:
- 36 spotkań zespołów roboczych,
- 8 spotkań komitetów sterujących grup roboczych,
- 1 spotkanie marketingowe otwarte – kick-off-event,
- 1 spotkanie zamknięte – closing event,
- 4 konferencje tematyczne,
- konferencję otwierającą i zamykająca projekt.